Abmahnung erhalten: Was Sie jetzt wissen müssen
Eine Abmahnung ist mehr als ein unfreundlicher Brief. Sie ist oft der erste Schritt zu einer verhaltensbedingten Kündigung – und sie bleibt in Ihrer Personalakte. Gleichzeitig ist längst nicht jede Abmahnung berechtigt. Ich prüfe Ihre Abmahnung, sage Ihnen, ob und wie Sie reagieren sollten, und setze bei Bedarf die Entfernung aus der Personalakte durch – in Potsdam, Berlin und Brandenburg.
Was ist eine Abmahnung – und wozu dient sie?
Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber ein konkretes Fehlverhalten und macht deutlich, dass er im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen ziehen wird. Gesetzlich ist sie nur am Rande geregelt (§ 314 Abs. 2 BGB); die Einzelheiten hat die Rechtsprechung entwickelt. Eine Abmahnung erfüllt drei Funktionen:
- Hinweisfunktion: Das beanstandete Verhalten wird genau benannt.
- Rügefunktion: Es wird als Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten gekennzeichnet.
- Warnfunktion: Für den Wiederholungsfall werden Konsequenzen bis hin zur Kündigung angedroht.
Fehlt eines dieser Elemente, handelt es sich rechtlich oft nur um eine Ermahnung – die eine spätere Kündigung nicht vorbereiten kann.
Wann ist eine Abmahnung unwirksam?
Eine Abmahnung braucht keine bestimmte Form; auch eine mündliche Abmahnung ist möglich. Typische Angriffspunkte sind vielmehr inhaltlicher Art:
- Zu unbestimmt: Pauschale Vorwürfe wie „wiederholte Unpünktlichkeit“ ohne Datum und konkrete Umstände genügen nicht.
- Falsche Tatsachen: Der geschilderte Sachverhalt trifft nicht oder nicht so zu.
- Kein Pflichtverstoß: Das Verhalten war erlaubt, etwa weil eine Weisung unzulässig war.
- Unverhältnismäßig: Ein ganz geringfügiger Anlass rechtfertigt keine förmliche Abmahnung.
- Mehrere Vorwürfe, einer falsch: Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe und trifft auch nur einer nicht zu, muss sie in der Regel insgesamt aus der Personalakte entfernt werden.
Gegendarstellung: sinnvoll oder nicht?
Sie haben das Recht, eine Gegendarstellung zu Ihrer Personalakte zu geben (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Darin schildern Sie den Vorfall aus Ihrer Sicht. Das kann sinnvoll sein, wenn die Abmahnung offensichtlich falsche Tatsachen enthält und Sie Ihre Sicht zeitnah festhalten wollen – etwa mit Namen von Zeugen.
Eine Gegendarstellung hat aber auch Nachteile: Sie legen sich früh fest, und jede Formulierung kann später gegen Sie verwendet werden. Wichtig zu wissen: Auch wenn Sie jetzt nichts unternehmen, können Sie die Richtigkeit der Abmahnung in einem späteren Kündigungsschutzprozess noch bestreiten. Schweigen bedeutet also nicht, dass Sie die Vorwürfe anerkennen.
Entfernung aus der Personalakte
Ist eine Abmahnung unberechtigt, können Sie verlangen, dass sie aus der Personalakte entfernt wird. Das Bundesarbeitsgericht leitet diesen Anspruch aus §§ 242, 1004 BGB analog her: Er besteht, wenn die Abmahnung unbestimmt ist, unrichtige Tatsachen enthält, auf einer falschen rechtlichen Bewertung beruht oder unverhältnismäßig ist. Selbst eine berechtigte Abmahnung muss entfernt werden, wenn der Arbeitgeber kein schutzwürdiges Interesse mehr daran hat, sie aufzubewahren – etwa weil das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist (BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11).
Eine feste „Verfallsfrist“ von zwei oder drei Jahren gibt es dabei nicht; es kommt auf den Einzelfall an. Den Anspruch können Sie zunächst schriftlich geltend machen und notfalls vor dem Arbeitsgericht einklagen.
Abmahnung als Vorstufe zur Kündigung
Bei steuerbarem Fehlverhalten setzt eine verhaltensbedingte Kündigung in aller Regel eine vorherige einschlägige Abmahnung voraus. Einschlägig heißt: Der neue Verstoß muss dem abgemahnten Verhalten gleichartig sein. Wer wegen Zuspätkommens abgemahnt wurde, kann nicht ohne Weiteres wegen eines ganz anderen Vorwurfs gekündigt werden. Nur bei besonders schweren Pflichtverletzungen – etwa Straftaten zulasten des Arbeitgebers – kann eine Abmahnung entbehrlich sein; das betrifft etwa Fälle wie den Arbeitszeitbetrug.
Umgekehrt gilt: Hat der Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten abgemahnt, kann er wegen genau dieses Verhaltens grundsätzlich nicht mehr kündigen – mit der Abmahnung hat er auf die Kündigung insoweit verzichtet.
Wann man lieber nichts tut
So paradox es klingt: Manchmal ist es die beste Strategie, eine Abmahnung zunächst ruhen zu lassen. Ein Rechtsstreit um die Entfernung belastet das Arbeitsverhältnis, und im Prozess kann der Arbeitgeber seine Vorwürfe nachträglich konkretisieren. Kommt es später zur Kündigung, kann die Abmahnung dort ohnehin überprüft werden – dann muss der Arbeitgeber die Vorwürfe beweisen. Ob Handeln oder Abwarten richtig ist, hängt von Ihrem Ziel ab: Wollen Sie im Unternehmen bleiben, eine Abfindung verhandeln oder steht ein Wechsel bevor? Wenn Abmahnungen gehäuft und ohne echten Anlass kommen, kann auch Mobbing dahinterstehen.
Was Sie jetzt tun sollten
- Bewahren Sie Ruhe und reagieren Sie nicht spontan per E-Mail oder im Gespräch.
- Unterschreiben Sie allenfalls den Empfang, keine Zustimmung zu den Vorwürfen.
- Notieren Sie zeitnah Ihre Sicht, Zeugen und Belege – zunächst für sich.
- Prüfen Sie, ob der Vorwurf konkret und zutreffend ist.
- Vermeiden Sie bis zur Klärung jeden Anlass für einen gleichartigen Vorwurf.
So vertrete ich Sie
- Ersteinschätzung – Sie schildern mir den Vorfall, ich sage Ihnen, wie ernst die Lage ist.
- Prüfung der Abmahnung – ich prüfe Inhalt, Bestimmtheit und Berechtigung und entwickle mit Ihnen eine Strategie.
- Reaktion – je nach Ziel formuliere ich eine Gegendarstellung, fordere die Entfernung aus der Personalakte oder rate bewusst zum Abwarten.
- Durchsetzung – wenn nötig, klage ich auf Entfernung oder vertrete Sie im Kündigungsschutzprozess.
Häufige Fragen
Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?
Nein. Sie können allenfalls den Empfang bestätigen. Eine Unterschrift unter die Vorwürfe selbst ist nicht nötig und sollte unterbleiben. Für die Wirksamkeit der Abmahnung kommt es auf Ihre Unterschrift nicht an.
Wie viele Abmahnungen braucht es vor einer Kündigung?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Oft genügt eine einschlägige Abmahnung; bei geringfügigen Verstößen können mehrere nötig sein, bei schweren Pflichtverletzungen auch keine. Zu viele gleichartige Abmahnungen ohne Konsequenz können die Warnfunktion sogar abschwächen.
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Es gibt keine gesetzliche Frist. Eine berechtigte Abmahnung kann über Jahre wirken. Sie müssen sie aber entfernen lassen können, wenn der Arbeitgeber kein schutzwürdiges Interesse mehr an der Aufbewahrung hat. Das beurteilt sich nach Schwere des Verstoßes und dem Zeitablauf im Einzelfall.
Gibt es eine Frist, um gegen eine Abmahnung vorzugehen?
Eine gesetzliche Klagefrist gibt es nicht. Je länger Sie warten, desto schwerer lässt sich der Vorfall allerdings aufklären. Dokumentieren Sie Ihre Sicht deshalb zeitnah, solange sich Zeugen noch erinnern.
Darf der Arbeitgeber nach einer Abmahnung gleich kündigen?
Wegen desselben Vorfalls in der Regel nicht – mit der Abmahnung hat er auf die Kündigung wegen dieses Verhaltens verzichtet. Erst ein erneuter, gleichartiger Verstoß kann eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen.
Unterschreiben Sie nur den Empfang, nicht die Vorwürfe. Notieren Sie Ihre Sicht und Zeugen – und entscheiden Sie erst nach einer Prüfung, ob eine Gegendarstellung sinnvoll ist.